foto1
Ahmet Şerif İzgören Avcunuzdaki Kelebek
foto1
Öğretmene notlar
foto1
Personele Ait Mazeret İzin Onay Belgesi
foto1
Beyin yıkama ve İkna metotları
foto1
Nöbet ve ders dağıtım çizelgesi
Çocuğun tacize uğradığı nasıl anlaşılır Çocuklarda tırnak yeme alışkanlığı Okulda başarının sırrı Çocuğum üstün yetenekli M.E.Bakanı Dr. Reşit Galip'in öyküsü Güçlü hafıza neyle bağlantılı Son çıkan yönetmelikler Zaman yönetimi Yönetici teftişine istenenler İdareci yıllık çalışma planı Kasla ve kemikle başarılamayan Bunları bilelim Sınıf Yönetimi Motivasyon vieoları.Read More...

Okul yolu

Eğitim ve Öğretim konulu bir site

YÖNETİM:  Bir işi çekip çevirmek, idare etmek sanatıdır. İnsanın var olduğu günden beri, sosyal ve ekonomik muhtevası ile en küçük toplum olan ailenin yönetiminden tutun da büyük toplulukların çekip çevrilmesi işlerinin düzenli şekilde ve istenen amaca ulaştırmak için, planlayan, teşkilatlandıran, kadrolandıran, yürütme ve kontrol fonksiyonlarını yerine getiren, grubu başarıyla amaca ulaştırmakla ve sonuçta gurubu ile mutluluğu paylaşan, yeni görevlere her an hazır bulunduran, idare eden kişi yöneten, yönetici olarak adlandırılır. Yönetenin yönettiği kişilere ise yönetilen denilmektedir.

                Yönetim en eski bilimdir. Tarih boyunca insanlar ya yönetmiş yahut ta yönetilmiştir. Yöne tim bilim olmadan önce, insanlar sağduyuları ile işi yürütmüşlerdir. Medeniyet geliştikçe bu alandaki yeni teoriler ve kurallar yönetim bilimi konularına girmiştir.

                Yönetim bilimi her ne kadar yeni bilim olmuşsa da köklü bir tecrübe alanı vardır. Birçok devlet adamı bu alanda kitap yazmıştır. Hükümdarlar ve devlet adamları, devlet işlerinin nasıl yürütüleceği konularında öğütler ihtiva eden yayınlar bırakmışlardır. Aristo “Politika”, Eflatun “Cumhuriyet”, Hz. Ali “Devlet Adamlarına Öğütler”( Mısır valisine yazdığı mektup),Nizam-ül Mülk “ Siya setname”, Defterdar Sarı Mehmet Paşa “ Nesayih-ül Vüzera ve Ümera” (Devlet Adamlarına Öğütler)  İbn-i Haldun “ Mukaddime” farabi “El Metinetül Fazala”, Muhammed Hamdullah “İslam da Devlet İdaresi”, harun Han Şirrani “İslamda Siyasi Düşünce ve İdare”, Gazali “Nasihat-ül Ma- lük”, Atatürk “ Nutuk” ve sözleri de Devlet idaresinde dikkat edilecek hususlara değinmişlerdir. Beydeba’ nın yazdığı “Kelile ve Dimne” eserinde de Kral Debşelim’e hükümdarlık öğretirken zarar görmemek için Fabl sanatını kullanarak, hükümdarda olması gereken özellikleri, insan özellikleri ders verici şekilde anlatılmaya çalışılmıştır.

                Yönetim biliminin tarihi 1887 olarak belirtilmişse de yönetim insanın doğuşu ile başlamıştır. Zira yönetimde ilk kayıtlar M.Ö.5000 yılında Sümerler, planlama, kontrol ve organizasyonu ilk defa M.Ö.4000 yılında Mısırlılar; dürüstlük ve halka iyi davranmayı, M.Ö.2700 yılında danışma, kullanma ve dilekçe ile müracaatı, M.Ö.2000 yılında ücret ödemeyi uygulamışlardır.

                Türklerdeki yönetim ise Türk milletinin sürekliliği, vaktiyle kurulmuş ahenginden gelir. “Türk ırkı, tarih sahnesine çıkışının başlangıcında adalet, dürüstlük, saygı ve sevgi ilkeleri egemen olmuştur.

                Türkler yönetime hoşgörü ve adalet getirmişler, yönetimde aile ve millet kavramını işlemişlerdir. Bu ırkın ikinci çarpıcı karakteri, yönetmeye ve kumanda etmeye olan kabiliyetidir; bilhassa karışık olan halkları derleyip toparlamak hususundaki teşkilat kabiliyeti, Türk milletinin en önemli özelliğidir.

                Günümüzde yönetim biliminin önemi yeni anlaşıldığı, idari sistemlerdeki bozuklukların yönetim bilimindeki boşluklarından kaynaklandığı söylenirse de Bilge Kağan’ın Orhun kitabeleri ne yazdırdığı metinler o asırda Anayasa niteliğindedir.1900 yıllarından sonra batılı yazarların yazdığı kitaplardaki, yönetime ilişkin tavsiyelerin Hz. Ali’nin Mısır Valisine yazdığı (Mektup) öğütlere benzediği görülür. Bu yazarların birleştiği “Yöneticinin dış görünüşünün temiz ve düzenli olmasını, zeki, yüksek moralli ve iyi huylu olmasını, yeni gelişmeleri öğrenmeye hevesli yapacağı işin doğruluğuna inanmasını, tecrübeli olmasını, astlarını eğiten, bilenlere danışan bir insan olması hususlarıdır. Oysa Mısır Valisine yazılan mektup daha detaylıdır, özetlenecek olursa kendi tarihimizde, kendi kültürümüzde yöneticiye gerekli olan bilgileri bulmak mümkündür. Yöneticinin taşıması gereken pek çok vasıf vardır. Bazen iyi bir yönetici, iyi bir lider olmayabilir ama arzu edilen yöneticinin liderlik vasıflarına sahip olabilmesidir. Bunu başarabilmiş, liderleşmiş yöneticiler, yönettikleri toplumu amaçlara ulaştırma da  daha önem kazanmaktadır.

                Bir teşkilatın etkin, başarılı ve mükemmel olması,o teşkilatı yöneten kişinin  gayret ve kudretine bağlıdır. “Roma küçük bir köy halinden, büyük bir dünya imparatorluğunun merkezi haline gelinceye kadar geçirdiği gelişim devresi boyunca birçok ciddi tehlike geçirmiştir. O da Roma’nın rakibi olan Karacalıların, kudretinden değil üstün yetenekli General Anibal’ın şahsi kudretinden gelmiştir.” Diyen tarihçi LİTİUS başarılı yöneticinin neler yapabileceğini belirtiyor.

                Özet olarak komutanı arslan olan geyik sürüsü, komutanı geyik olan arslan sürüsünü mağ lup etmiştir. Yönetimde lider kavramı açıkça bu görüşte ifade edilmektedir.

                Iyi bir yönetici bütün kademelerde görev yapan bir başka tabirle masaya oturmadan masanın diğer yüzünde çalışan başarıları yakın çevresinin dışındakilerce kabul edilmiş, yönetimin vazgeçilmez elemanıdır.

LİDERLİK

             LİDER: Grup birliği açısından gözle görülebilen etkiler yapan kimse, grubun tecrübelerini değerlendirip düzenleyen ve bu tecrübeler yolu ile grubun kuvvetinden yararlanan kimsedir.

             Lider büyük planların yaratıcısı ve başlatıcısıdır. Bu planların gerçekleştirilmesini yöneticiler gerçekleştirir. Bazen lider iyi bir yönetici de olur. Bu o kişi içinde yönetilenler içinde iyi sonuç doğurur.

            g

             Etkili liderlik gerçeğe dönük liderliktir. Gerçek insanın kendisini ve başkalarını bilmesini sağlar.

             “Liderlik” liderin kişiliği ile sosyal yapı arasındaki karşılıklı ilişkiler olarak düşünülebilir. Lider grubu, grupta lideri kontrol eder.

“Liderler” arkadaşlık, sadakat, işbirliği ruh ve anlayış kuvvetli grupların ortaya çıkmasında önemli bir etmendir.

             LİDERLİK:

             a)Atama ile meydana gelen biçimsel liderlik.

             b)Doğal liderlik.

             c) Seçilmiş Liderlik.

             LİDERLİĞİN BAĞLI OLDUĞU DEĞİŞKENLER:

             1.Liderin özellikleri.

             2.”Lidere” bağlı olanların kişisel karakteristikleri, gereksinim ve tavırları.

             3.Örgütün amaç ve yapısı gibi karakteristikleri.

             4.Sosyal, Siyasal ve Ekonomik Ortam.

Lider Tipleri

             1- Demokratik Liderlik

Liberal Liderlik

Otokrat Liderlik

             Otokrat Liderlikte; karar fonksiyonu “Liderde”, Karizmatik Liderlikte; karar kişilerde, Demokrat Liderlikte; kararlar grupta toplanır.

             Demokratik lider, kararları elden geldiğince grup halinde, astlarının fikir, duygu ve ihtiyaçlarını dikkate alarak vermeye gayret eder. Demokratik lider teklif ve önerilerde bulunur. Astlarıyla probleme çözüm arar, onların işbirliğini kazanır.

             Karizmatik liderler, grubun kendi amaçlarını saptama ve kendi sorunlarını çözme konusunda geniş bir serbestlik tanırlar. Liderden gelen bir destek, yönlendirme söz konusu değildir. Grup kendi kendini destekler. Lider, grup ile örgüt arasında bir bağlantı unsurudur.

             Liderin yönetimindeki bireylerin doyumu bakımından en uygun liderlik Demokratik Liderliktir. Ancak; olaylara göre diğer liderlik şekillerinin uygulanmadığı haller olabilir.

             -Yönetici liderleştikçe başarı artar.

             -Hitabetteki gelişme yöneticiyi liderliğe yaklaştırır.

BAŞARILI LİDERLİK UYGULAMALARI İÇİN GEREKLİ ŞARTLAR

             1.İnsana saygı duymak.

             2.Astları tanımak.

             3.Astların kendilerini önemli hissetmelerini sağlamak.

             4.Astlar arasında bireysel farklar olduğunu kabul etmek ve gözden uzak bulundurmamak.

             5.Astlara yetenek ve kapasitelerine uygun görev, yetki vermek, sorumluluklar yüklemek.

             6.Astlara adil davranmak.

             7.Astların his ve duygularına önem vermek.

             8.Astlara kişilik ve davranışlarla örnek olmak.

             9.Astlara kararlara katılma imkânı sağlamak.

             10.İyi bir dinleyici olmak.

             11.Sorunlara astların görüş açısından bakabilmek.

             12.Astları ikna edebilmek.

             13.Takım ruhu yaratmak.

             14.Astlara yanılma hakkı tanımak.

YÖNETİM FONKSİYONLARI

PLAN YÖNETİMİ

             Planlama, hareketten önce düşünmeyi öngören zihni bir süreçtir. Tayin edilmiş amaçlara rasyonel bir yaklaşım ve bunların gerçekleştirilmesine hazırlık aşamasıdır.

             Özetle her türlü harekete geçmeden önce yapılması gereken bir hazırlıktır.

             Planlama, yönetimin birinci ve en önemli fonksiyonudur.

             Yönetim işinin temelinde kurumun amaçlarını gerçekleştirmek vardır. Planlama bu amaçlara nasıl ulaşılacağının kararlaştırılmasına ilişkin faaliyetler topluluğudur.

             Yönetici emrine verilen maddi ve beşeri kaynaklardan yararlanarak amaca ulaşmak durumundadır.

             Nereye gidilmek istendiğinin ve buraya nasıl gidileceğinin önceden belirlenmesi gerekir. Gelecekte nereye, nasıl varılacağının belirlenmesidir.

Plan bir bakıma geleceği tahmindir.

             Nereye gideceğini ve bu yere nasıl gideceğini bilmeyen yöneticinin, yöneticiliği tartışmaya açıktır. Ülkemizin planlı kalkınma dönemi içerisine girdiği günden beri 5 yıllık kalkınma planı hedefleri belirlenmekte ve bu hedefe ulaşmak için de planlar yapılmaktadır.

             2000’li yıllarda hangi hedefe ulaşmalıyız. Bunun için nasıl bir yol izlemeliyiz. Bu yolu belirlersek planı yapmış oluruz.

PLANLAMANIN SAFHALARI

SAFHA: Ana amacın belirlenmesi

             Ana amaç kuruluşun (İşletmenin) varlık nedeni ile ilgilidir. Okul niçin vardır. Okulun amacı nedir? Faaliyet alanı nedir? açıkça ortaya konulmalıdır.

2-SAFHA: Ana amaç genel bir yol gösterir. Etkili bir planlama için bizi ana amaca ulaştıracak alt amaçların belirlenmesi gerekir. Örneğin okuldaki her dersin ya da her sosyal faaliyetin amacı okulun amacına götürecek alt amaçlardır.

             Alt amaçların yol gösterici olmaları için;

             - Ölçülebilir-kantitatif olmalı.

             - Beklenen sonucu açıkça göstermelidir.

             - Gerçekçi ve objektif olmalı.

             - Hangi zaman aralıklarında gerçekleştirileceği belirtilmelidir.

             Ana amaç ve alt amacın belirlenmesinde işletmenin o gün içinde bulunduğu şartlar ile bunların ilerde ne yönde değişeceği çok iyi tahmin edilmelidir. Bu tahmin sizi alınması gerekecek yeni tedbirlere ve planlara teşvik edebilir.

             Amaçlar:  Gelecek iyi bir tahminle görülüp belirlenirse;

Motivasyon sağlar,

Planlamayı kolaylaştırır.

Yetki devrini kolaylaştırır.

Koordinasyona yardımcı olur.

Kontrol sürecini kolaylaştırır.

             Okul yöneticisinin;

             - Türk Milli Eğitiminin amaçlarını.

             - Yönettiği okulun amaçlarını.

             - Okuldaki derslerin ve diğer faaliyetlerin amaçlarının iyi bilinmesi gerekir. Bu amaçlar iyi bilindiği, alt amaçlarının iyi belirlenmesi halinde daha gerçekçi plan yapması mümkün olabilecektir.

             Örneğin okulun ana amacına ulaşması için okulda laboratuvar eksikliği hissediliyorsa, okul yöneticisi laboratuvar düzenlemek hedefini alt amaç olarak ele alması, gelecekte bu ihtiyacın ne miktarda olacağını iyi görmesi ve amacı (hedefi) netleştirmeye çalışması gerekmektedir.

             3.SAFHA: Bu safha belirlenen amaçları gerçekleştirmek için izlenecek yolun belirlenmesi, alternatiflerin ortaya konulması safhasıdır.

             Amaca ulaşmak için hangi (işler) faaliyetler yapılmalı; nasıl yapılmalı, ne zaman, kim tarafından ve ne kadar sürede yapılmalı? Bu sorulara cevap arama safhasıdır.

             Örneğin: Laboratuvar nereye yapılmalı?

                             Laboratuvarın tahmini maliyet keşfi;

                             Laboratuvar için hangi malzemeler lazım?

             Bunları kim nerede, ne zaman, hangi sürede nasıl yapabilir.

             Laboratuvar malzemeleri yeniden mi temin edilecek, kim tarafından, nasıl, ne zaman, hangi sürede temin edilecek, okula kim ne zaman, nasıl monte edecek vb.

             Ya da başka bir okulun fazla malzemeleri mi kullanılacak, bunda nasıl bir yol izlenecek. Tüm bunlara çok değişik alternatifler sıralanacak.

             4.SAFHA: Kurum veya işletmenin kaynaklarının değerlendirilmesi.

             Kurumun; parasal, beşeri, teknik, fiziksel bilgi vb. İmkânları ne durumdadır. Bunların kuvvetli ve zayıf yanı nedir? Bunun değerlendirmesi yapılmalıdır.

             Örneğimize göre; laboratuvarın keşif tutarı kadar para var mı, bu paranın ne kadarı bu işe kullanılabilir.

             - Bu laboratuvar cihazlarını tanıyan yerine monte edebilecek beşeri kaynak ne durumda, hangi işi kime yaptırmak mümkün, böyle bir elemanı nereden bulabiliriz?

             - Okulun teknik imkanları bu işin gerçekleştirilmesi için hangi safhalarda, hangi oranda yeterli olacak, hangi teknik imkan nerede, nasıl temin edebiliriz?

             - Laboratuvar kurmakla ilgili uzmanlık bilgisi kimde var, bu işle kimler uğraşır, kurumda bu vasıfta eleman ya da bilgi var mı?

             - Para - varsa

             - Eleman - varsa

             - Teknik İmkân - varsa

             - Gerekli bilgi - varsa

             ortaya çözüm alternatifi konulabilir.

             5.SAFHA: Yukarıdaki şekilde belirlenen alternatifler, çeşitli açılardan değerlendirilir ve birbiri ile karşılaştırılır.

             Bu değerlendirmede alternatifler:

Teknik yapılabilirlik

Maliyet.

Öngördüğü zaman.

Gerektirdiği kaynakları çeşitleri ve nitelikleri.

Sosyal olarak uygulanabilirlik.

İşin kalitesi vb. gibi kriterler açısından karşılaştırılması.

             Örneğin laboratuvarı 100.000.000.Tl.sına “A” firması 3 gün orijinal araçlara donatabilecek ve hemen hizmete sokabilecek,

Alternatif bu,

             Öte yandan okulun teknik elemanı malzemeleri ayrı ayrı alarak 3 ayda laboratuvara monte edebileceğini ve 98.000.000.Tl.sına mal edeceğini söylüyor.

             Siz; I. Alternatifi “A” firmasının

Teknik yönden bu işi başaracağını,

Fiyatın uygun olduğunu,

             3 gün gibi kısa zamanda laboratuvarı gerçekleştireceğini, okuldaki elemanın 3 ayda yapacağı işin kalitesiz olacağını her ne kadar II. Alternatif 2.000.000.Tl.’si ucuz da olsa sonuç itibarı ile I. Alternatifin vasıflı elemanlarca, çok kısa zamanda kaliteli ve başarılı sonuç getireceği bu durumun kurumun lehine olabileceğini değerlendirebilirsiniz.

             6.SAFHA: Artık bu safha alternatiflerden birine karar verme safhasıdır. Yönetici bir alternatifi seçer böylece izleyeceği yolu belirler ve uygulamaya koyar ve bu safhada anılan işler yapılırken kim neyi, nerede, nasıl, kimlerle ne zaman, hangi sürede, hangi vasıtalardan yararlanarak yapacaksa gerek kafasında, gerekse yazılı olarak bir program dâhilinde ayrıntıları ile belirtir.


             Artık planlama süreci tamamlanmış, iş uygulamaya gelmiştir.

             Planlama yapılırken, devamlı karar vermek durumunda olan yöneticidir. O nedenle de düşünmek olayların muhakemesini yapmak lazımdır ve her karar sürecinde beyine giren bilgilerle ortaya çıkan kararlar, geriye dönülerek sık sık tahlil edilmelidir. Doğru kararlar uygulanmalı, yanlış karar vermemeli ve yanlıştan dönülmelidir.

             Planlamanın iyi sonuç vermesi, uygulanabilir olması, yöneticinin doğru kararlar almasına bağlıdır. Elinde parası bulunmayan yöneticinin laboratuvar yapmak üzere yaptığı plan para engeline çözüm gelmedikçe uygulanamaz. Sonuç vermeyecek bir planı yapmanın anlamı da yoktur. Ama insan zekâsının çözemeyeceği engel de yoktur.(Kolay veya çok zor her engelin bir çözümü vardır.)

             Yöneticinin vasıflı olması, demokratik tavırlı olması, planlarındaki muvaffakiyeti artırır.

             Atatürk diyor ki;

             “ Ben bir işte nasıl muvaffak olacağımı düşünmem, o işe neler mani olur diye düşünürüm, engelleri kaldırdım mı iş kendi kendine yürür.”

             İşte planlama, alt amaca ulaşmak için yapacağımız çalışmalarda önümüze çıkacak her türlü engelin nasıl kaldırılacağının yolunun belirlenmesidir. Bu hususlarda karar verebilmektir.

             Üst kademelerdeki uzun vadeli planlara “Stratejik Plan” denir.

             Organizasyonun alt kademelerindeki planlama daha çok (uygulamaya) dönük olacağı için bu planlara Operasyonel Plan denir.

             Planlama = Geleceği düşünme ve tahmindir.

             Plan hedefine ulaşan yönetimler,başarılı yönetim olarak değerlendirilebilir.

             Yöneticiler devamlı yönettikleri kurumla ilgili tespitler yapmalı,amaca ulaşmak için alt hedefler belirleyip,bunlara plan yapmalı ve uygulamaya koymalıdır.

             “NETİCESİZ VE MANASIZ ÇALIŞMAK,ÇALIŞMA KANUNUNA KARŞI BÜYÜK KABAHATTİR.”

                                                                                                                                                                                            ATATÜRK

             İnsanlar evine ekmek almaya giderken bile kafalarında bir plan yaparlar.Cebinde ekmeğin parası yok

ZAMAN YÖNETİMİ

Her Sabah hesabınıza 86.400 altın yatırılan bir bankanın olduğunu düşünün. Gün boyunca, bu altından istediğiniz kadar altını harcamakta veya harcamamakta serbest bırakıldınız. Ancak  bir tek koşulla, o gün size ayrılan altından harcamayı başaramadığınız kısmı, ertesi güne devretmiyor. Yani bir önceki altının tamamını harcamış veya hiçbir bölümünü harcamamış da olsanız, ertesi sabah bankanızın hesabında yine 86.400 altın olduğunu görüyorsunuz.

Kendinizi böyle bir durumla karşı karşıya bulsaydınız, acaba ne yapardınız? Birçok insan gibi bu kadar altını hergün harcamak için bir yol bulurdunuz herhalde. Acil ihtiyaçlarınıza öncelik vermeniz mantıklı bir yol olacaktır şüpesiz. Ancak sizden beklenen, bu altını hergün yatıracak bir yer bulup, iyi planlamayla uzun vadede en büyük getiriyi sağlamak olacaktır.

Farkında olsak da olmasak da, yaşamımızın her gününde bu durum geçerlidir. Zaman “banka”dır. Ve size her gün istediğiniz gibi harcayabileceğiniz 86.400 saniye verilir. Ve bu saniyeleri kullanmayı başaramazsanız, onları ebediyen kaybedersiniz.

Bütün başarılı insanlar, zamanın değerinin farkındadır. Edison’a dünyada en önemli şeyin ne olduğu sorulduğunda, cevabı “zaman” olmuştur.

Peki ama nedir bu zaman? Günün 24 saat olması, haftanın 7 gün, yılın 365 gün olması mı? Yoksa bir gün için biçilen mesai saati mi? Bir yıl için tespit edilen aktif iş günü mü? Yoksa bütün bu belirlemelerin kişi için taşıdığı anlam; muhatapları için de bu anlamın muhtevası mı?

Drucker’a gore zaman “en kıt” ve “en eşsiz”, Mackenzıe’e göre “son derece nazik”, Lakıen’e göre ise “temel” bir kaynaktır. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)

Zaman kavramının felsefi tartışma alanına girmeden, sadece yönetim açısından ve sosyolojik boyutlarını dikkate alarak üzerinde durursak diyebiliriz ki zaman “bize verilen sürenin tamamıdır”. Bu geniş çerçeveyi somutlaştırarak doldurmak mümkündür. Dolayısıyla zaman, bize biçilen süre, ömür, hayat olduğu kadar, bir günlük bir hayat dilimi veya belirli bir iş için gereken süre de olabilir.

Bu noktadan hareketle yönetici için düşünülen zaman kavramının, bir fabrika işçisi için düşünülen zamandan; bir sporcu için düşünülen zaman kavramının da, bir akedemisyen için düşünülen zaman kavramından farklı olacağı açıktır.

İşlerin zamanında başlaması, bitmesi, işe zamanında gelme ve gitme, söz verme, insan ve diğer varlıkların gelişimi hep zamanla değerlendirilir. Zaman, ne başka birşeyle değiştirilebilir, ne tasarruf edilebilir, ne ödünç alınabilir, ne satın alınabilir, ne çoğaltılabilir ne durdurulabilir, ne saklanabilir, ne de geriye doğru işletilebilir. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)

Gelişmiş toplumlarda günlük hayatın akışı, yapılan işleme göre belirli zaman dilimlerine ayrılmıştır: Mesai saatleri, dinlenme, eğlence, spor, hobiler vb. Düzenli yaşamayı, bilgi toplumunun gereği olarak yapmak zorunda olan insanlar, bunu zamanını planlayarak yapar. Aslında insan zamanı yönetemez. Akreple yelkovanın hareketi denetimimiz dışındadır. Durmaksızın hareket ederler ve biz ne yaparsak yapalım zaman önceden kararlaştırılmış bir hızla akıp gider. Mesele saati yani zamanı yönetmek değil, kendimizi zaman içinde yönetebilmeyi kavramaktır.

Bir sabah, her günkünden yaklaşık bir saat erken uyandınız ve kalktınız. Bu bir saat içinde acaba ne yapardınız?

Kültür fizik hareketleri,

Eşinize ve çocuklarınıza süpriz bir kahvaltı hazırlamak,

Kitap okumak,

İbadet etmek, vb.

Bu durumda seçme olanağına sahip olduğunuz eylemlerden birine öncelik veriyorsunuz ve onu ilk sıraya alıyorsunuz. Neden?

“Yarın sabah ilk yapacağım iş…” tasarladığınız eylemler arasında birine öncelik veriyorsunuz. Neden diğer işlerden birine değil de bu işe öncelek? Çünkü belirlediğiniz kişisel ya da kurumsal amaçlara göre olayları sıralıyorsunuz. Yaşamın tüm olayları arasında denge, uyum ve bütünlüğü gerçekleştiren bir gerçektir. Zamanı yönetmek demek, gücümüzün yoğunluğunu, hayati öneme haiz öncelikler açısından hedefler belirleme ve onları sonuçlandırmak için yöneltme yeteneğidir.

Bir okulun dekanı, öğrencilerine söylediği gibi; “Hepimizin eşit olarak sahip olduğu bir tek şey vardır: Zaman!. Öyleyse zaman, sorunun kendisi değildir. Sorun bizde. Sorun ne kadar vaktimiz olduğunda değil, sahip olduğumuz süre içinde neler yaptığımızdadır.” (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)

Zaman yönetimi bu bağlamda “neyi, niçin ve ne zaman yapmayı” bilmek ve günlük yaşayışın akışını bu ilkeye göre planlamaktır. Zamanı planlamak, bu anlamda zamanı en iyi şekilde yönetmek demektir. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları).

Acaba insanlar bazı zamanlarını neden boşa harcarlar? Bu nedenlerden birkaçını şöyle sıralamak mümkündür:

İnsanlar, zamanlarını geçirme tarzlarının, kendi denetimleri altında bir şey olduğunu fark edememektedirler.

Hayatta başarıya ulaşmak için gerçekte ne kadar az zamanları olduğunu düşünememektedirler.

Boşa harcadıkları zamanın ne kadar olduğunu bilememektedirler.

Zamanlarını yönetme konusunda ne sisteme ne de bir stratejiye sahiptirler.

Genelde insanların bu kadar  zaman kaybetmelerine neden olan en büyük sorun, zamanlarını planlamamalarıdır. Bir düşünür diyor ki, “Zaman tasarrufu yapmanın en iyi yollarından biri, önceden düşünmek ve plan yapmaktır. Beş dakikalık düşünme, genelde bir saatlik iş tasarrufu sağlar.” Sonuç olarak; eğer zamanınıza değer veriyorsanız, eğer başarıya ulaşmayı istiyorsanız, zamanınıza değer vermeli, zamanınızı mutlaka planlamalısınız.

Konuyu örgüt, yönetim ve yöneticiler açısından değerlendirdiğimizde; örgütler zamanı etkin kullanabilme yeterlilikleri açısından yönetim politikalarını geliştirmişlerdir. Böylece yönetsel zaman kavramı önem kazanmıştır. Yönetsel zaman ise yönetim yönetimin işlevlerini yerine getirmek için kullanılan zamandır.       Örgütlerin; planlama, eşgüdüm, yönetim, denetim gibi temel işlevleri açısından ele alındığında, zamanın örgütün amaçlarına ulaşmasındaki etkililik derecesinde rol oynayan bir boyut, bir etmen olduğu ortaya çıkmaktadır. Yöneticilerin insanlarla birlikte olması ve onlara iş yaptırma durumunda bulunmaları, insanları tanımalarını gerektirmektedir. Yöneticilerin komuta zincirindeki kademeleri yükseldikçe, yapmakta oldukları işin teknik yönünde uzmanlaşmış olma zorunluluğu zayıflamaktadır. Buna karşılık insanları tanıması ve daha çok bu alanda bilgili olması gerekmektedir. Bu nedenle yönetim piramidinde yukarıya doğru çıkıldıkça yöneticinin yönetsel planlama zamanı da artmaktadır.

Üst düzey yöneticilerin dikkatini çekecek öncelikli konular, karmaşık ve birbirine karşıt gibi görünen konulardır. Eğer bu yöneticiler bir günde 20 soruna el atıyorsa  ya organizasyonda lokal olarak halledilmesi gereken birbirine benzer sorunlarla uğraşıyor ya da karmaşık sorunlara yeteri kadar zaman ayıramıyor demektir. Her ikisi de yönetimsel işlerin kötü ele alındığının göstergesi olarak görülebilir.

Yöneticinin kendi isteğine göre kullanabileceği, düzenleyebileceği zaman bölümü, denetimdeki zaman ortamıdır. Drucker’e göre bir yöneticinin denetimi altında tutabildiği zaman, toplam zamanın % 25’i kadardır. Bu oran ne kadar artarsa, yöneticinin etkinliği de o oranda artacaktır. Yöneticinin isteği dışında oluşan ve insanların isteklerine ya da gelişen olaylara göre yönlendirilen zaman bölümü, denetimi dışındaki zaman ortamıdır. Yöneticinin toplam zamanının önemli bir bölümünü denetleyemediği zaman oluşturur.

Yönetsel zamanın en değerli bölümü, yöneticinin yaratıcılık gerektiren çabalara ayırması gereken bölümdür. Örgütü bir bütün olarak görebilmeyi gerektiren bazı sorunların çözümünde, politikaların geliştirilmesinde ve uzun vadeli planların yapılmasında yönetici doğrudan görev almak zorundadır. Oysa yapılan araştırmalarda yöneticilerin zamanlarının önemli bir bölümünü rutin işlere ayırdıkları ortaya çıkmıştır. Günlük yazışmalar, rapor incelemeleri, başarı değerlemeleri, günlük toplantı ve törenlerde bulunma vb. görevler zihinsel çaba gerektirmeyen rutin faaliyetlerdir. (Z. Sabuncuoğlu-M.Tüz, Örgütsel Psikoloji)

Hergün kullandığımız zamanı artırabilmek (verimli kullanabilmek) için denetlenebilecek, genelde zamanı boşa harcatan en önemli 10 husus şunlardır:

İşyerinde kaybolan şeyleri aramak

İsteksizlik

İşlerdeki kesintiler

Birimdeki iş yükünün çoğunluğunu üstlenmeye çalışmak

Beklenmedik gecikmeler veya zaman fırsatlarını değerlendirememek

Pişmanlık duymak ve düşler kurmak

İşi sürüncemede bırakmak

Sorunu kavrayamamak

Olumsuz kişisel tutum içerisinde olmak

Öncelikleri bilememek ve sıralayamamak

İşyerinde kaybolan şeyleri aramak

Eğer kendinizi, diğer pek çok kişi gibi kaybettiğiniz şeyleri ararken bulursanız, çözüm organize olmaktır. Burada en temel kurallardan biri, işinize yaramayan her şeyi ayıklayarak çöpe atmak ve çöpe atmadığınız her şeyi dosyalayıp kaldırmaktır.

İşlerdeki kesintiler

Yöneticilerin boşa harcanan zamanının çoğunu kesintiler oluşturmaktadır. Büyük zaman almalarının nedeni, kesinti süresine malolmalarının yanısıra, rahatsız edilen kişinin kaldığı yerden devam edebilmesi için, yaptığı işi tekrar gözden geçirmesini ve ona yeniden odaklaşmasını gerektirmesidir.

Araştırmalar göstermektedir ki, bir yöneticinin zamanı gün boyunca ortalama her 9 dakikada bir şu veya bu şekilde kesintiye uğramaktadır. Bir yöneticinin haftada 45 saat çalıştığını farzedersek, 9 dakikalık kesintiler sebebiyle, aynı yönetici günde 60, haftada 300 defa çalışma akışını durdurmak zorunda kalmaktadır. Bu aynı zamanda o kişinin günde 60, haftada 300 farklı işle ilgilenmek zorunda kalması demektir. Şunu da ilave etmek gerekir: Bu müdahalelerin bir kısmı da esas işle ilgili değildir. Sadece bu basit gerçek bile göstermektedir ki “zaman kullanımı” nı mutlaka verimli hale getirmenin bir yolunu bulmak şarttır. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları).

Bu zaman kesintilerini en aza indirebilmede yardımcı olabilecek bazı yöntemler şöyle sıralanabilir:

Zaman dilimleri (blok süreler) halinde çalışma.

İşyerini, dikkat dağıtıcı hususlardan etkilenmeyecek şekilde dizayn etme.

İşe sabah erkenden başlama.

Birimdeki iş yükünün çoğunluğunu üstlenmeye çalışmak

Verimimizi artırabilmek için hepimizin sahip olduğu yegâne kaynak, birlikte çalıştığımız diğer insanlardır. Bu gerçeğe rağmen pek çok kişi, tüm iş yüklerini tek başlarına taşımaya çalışırlar. Çözüm, delege etmek ve yetki vermektir.

Beklenmedik gecikmeler veya zaman fırsatlarını değerlendirememek

Beklenmedik bir gecikme ile karşı karşıya kalarak, o anda yapacak işiniz olmadığını kaç kez farkettiniz? Bu durumda, beklemekten başka yapacağınız pek bir şey bulunmaz. Buna benzer durumlarda kalmamak için tek yol, önceden plan yapmaktır.

Pişmanlık duymak ve düşler kurmak

Zihni bunlarla meşgul ederek geçirilen her an, verimlilikten çalınan bir saniyedir. Hatalardan ders alınmalı, ancak yola devam edilmelidir. 

İşi sürüncemede bırakmak

Her işi sürüncemede bırakan birine bir arkadaşı, günlük işlerini nasıl yapabildiğini sormuş. “Bu basit”, demiş adam, “Bunun düne ait bir iş olduğunu varsayarım.” Bir işi sürüncemede bırakma ile başa çıkabilmek için yapılabileceklerden bazıları şöyle sıralamak mümkündür:

Verilen bir işin gerçekten yapılması gerekip gerekmediğini belirlemek.

İşleri başkalarına delege etmek

Kendini harekete geçirmenin yararlarını keşfetmek.

Bir disiplin geliştirmek.

Sorunu kavrayamamak

Eğer doğal eğilimi sorunu anlamadan üstüne atılıp işleri “halletmek” olan bir kişiyseniz, işleri sürüncemede bırakanlara benzer şekilde kendinizi disipline etmeniz gerekecektir. Kendinizi verilen bir süreye kadar harekete geçmeye zorlamak yerine, verilen bir süreden önce kendinizi harekete geçmekten alıkoymanız gerekecektir. Çözümüne başmadan önce, bir sorunla ilgili yeterli bilgi edinmeye ve onu iyice anlamaya kendinizi zorlamanız gerekecektir.

Olumsuz kişisel tutum içerisinde olmak

Duygusal karışıklık, enerji kaybetmemize ve daha az verimli olmamıza  neden olabilir. Kendini koruma, kıskançlık, mücadele, öfke ve diğer olumsuz duygular, elimizden gelenin en iyisini ortaya koymamızı zorlaştırdığı gibi üretici olabileceğimiz zamanı boşa harcatır.

Öncelikleri bilememek ve sıralayamamak

Herhangi bir insanın edinebileceği en ciddi zaman yönetimi becerilerinden biri, öncelikleri bilmek ve bunları sıralıyabilmektir.

Pek çok kişi her gün yaptıkları işlere onları yapmakla ne büyük değer kazandıklarını hiç düşünmeden yaklaşır. Onlara göre bir görev diğerlerine benzer ve gün, etkinliklerle dolu olduğu sürece mutludur. Veya zevkli görünen işleri yapar, onlar kadar hoş olmayanları görmemezlikten gelirler. Veya işlerini önceleklerden ziyade hissettikleri baskıya dayanarak sıraya dizerler. Etkisel değil tepkiseldirler. Başarılı insanlar zamanlarını böyle bir yaklaşımla yönetmezler. Zamanlarını yönetmeleri için bir öncelikler stratejisi belirlemeleri gerekir. Önceliklere göre çalışmada yardımcı olabilecek hususları şöyle belirtmek mümkündür:

Güne, önceliklerin bir listesini yaparak başlama (İnsanlar, işlerini önem sırasına göre yapmaya doğal olarak direnir. Çoğu, hoş veya uygun olanları tercih eder. Yine de bir insanın zamanını, görevleri önem sırasına göre gerçekleştirmek kadar iyi yöneten bir tek fikir yoktur).

Öncelikleri yazma ve onlara bir program verme ( Günü planlamak , başarı için çok önemlidir. Ancak haftayı, ayı veya yılı planlamak da o kadar önemlidir. Bu, tüm yönleri gösterecek ve daha büyük resim üzerinde, hedeflere ulaşma üzerinde dikkati toplamayı sağlayacaktır).

Günde 10-15 saat çalıştığını söyleyen insanlara bu bakımdan biraz tereddütle bakmak gerekir. Belli bir amaç için ayrılan zaman kafi gelmiyorsa ve diğer zamanlardan almak gerekiyorsa, bu planlamanın ve dolayısıyla zaman yönetiminin yapılamadığını gösterir. Övünme vesilesi olacak şekilde ifade edilen “işkolik” aslında hiç de tasvip edilecek bir nitelik değildir. Denilebilir ki günde 10 saatten fazla çalışmak ya iş yapmak yetersizliğini, ya zaman kullanmak yetersizliğini, ya da her ikisini gösterir. (Prof.Dr. İhsan Sezal, Zaman Yönetimi Çalışma Notları). Boston  Üniversitesinden Robert Pearse çok çalışma konusuna ilginç bir yaklaşım getirmiştir. Zaman yönetiminde efsanevi  düstürlarından biri, insan ne kadar çok çalışırsa o kadar çok işi bitireceği şeklindedir. Pearse bunu “bir kova ter hastalığı “ benzetmesi ile açıklamaktadır.”Çok değil akıllıca çalış” özdeyişi bu gerçeği yansıtmaktadır.

Yapılan araştırmalar, kişilerin örgütsel hiyerarşide yükseldikçe, saat ve gün olarak daha çok çalıştığını ortaya koymuştur. Bunun mantıklı bir nedeni vardır. Daha önemli işler, daha büyük sorumluluk ve daha fazla zaman gerektirir. Aşırı çalışma alışkanlığı, yönetici ve ait olduğu kurum için gurur kaynağı olmamalıdır. Haftada 45 ile 55 saatin üstünde çalışan yöneticiler etkinliklerini yitirme tehlikesiyle karşı karşıyadır. Araştırmalara göre, günde 8 saatin üstünde çalışıldığında üretimin hızla düştüğü kanıtlanmıştır.


Norveç’te yapılan bir araştırmada yöneticinin zaman envanteri çıkarılmış ve çeşitli faaliyetlere ayırdığı ortalamazaman ile ideal olarak ayırması gereken zaman oranı şöyle gösterilmiştir.

Faaliyet Gerçekleşen (%) Olması Gereken (%)

Planlama

Raporlar ve Yazılar

Toplantılar

Telefon

Sosyal Faaliyetler

Taşra Ziyaretleri

30

13

21

8

20

8

40

10

10

5

25

5

Toplam 100 100

                Yöneticinin zamanının çoğunu planlama ve toplumsal etkinliklere ayırması başarılı olmasının bir ön koşulu olarak değerlendirilirken, karşılaştığı işleri ve sorunları şöyle sıralamak mümkündür:

               

Kritik/Sorunsal İşler

                Ertelenemeyecek türdendir. Sorun çıktığında çözülmelidir. Çözülmediği takdirde daha büyük sorunlara yol açar.

               

               

Gündemdeki İşler

                Belirli bir süreye kadar bitirilmesi gereken işlerdir. Zamanını, yönetici saptar.

                Planlanması Gerekli İşler

                Zaman sınırı yoktur. Uzun dönemli plan ve birimler arası yer değişimi gibi etkinliklerdir.

                g

Günlük İşler

Yazışma, imza veya okunması gereken yazılardır.

Özel İşler

Ziyaret, iş dışı telefon, çay molası vb.

Yönetici, zamanını etkili kullanabilmek için bir günde yaptığı işleri yukarıdaki gibi sınıflandırabilmeli, kritik olan işler en aza indirilebilmelidir. Bu da iyi örgütlenme, takım oluşturma, uzmanlaşma ve yetişmiş personel yardımıyla mümkündür.

Acaba yöneticilerimiz zaman yönetimi konusunda eğitime ihtiyaçları olup olmadığı konusunda ne düşünmektedirler?

                Milli Eğitim Bakanlığı Yönetimi Değerlendirme ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı’nın 1997 yılında yaptığı “İlk ve Orta Kademe Eğitim Yöneticilerinin Eğitim İhtiyacına İlişkin Araştırma Raporu”na göre 852 ilk kademe yöneticilerin % 79.4’ü “yapılan faaliyette zamanı etkin kullanma“ konusunda eğitime ihtiyaçları bulunduğunu belirtmişlerdir. Bu konuda 55 İlköğretim Müfettişleri Kurul Başkanları’nın % 96.4’ü de gözlemlerine dayalı olarak, birlikte çalıştıkları eğitim yöneticilerinin eğitime ihtiyaçları olduğunu ifade etmişlerdir.

Diğer yandan İlk  kademe yöneticilerin hissettikleri eğitim ihtiyacı alanları içerisinde 4., İlköğretim Müfettişleri Kurul Başkanları’nın da gözlemlerine dayalı olarak, birlikte çalıştıkları eğitim yöneticilerinin eğitime ihtiyaçları içerisinde 5. sırada “zaman yönetimi” nin yer alması bu konu üzerinde önemle durulması gerektiğini göstermektedir.

Merkez Teşkilatından araştırmaya katılan 93 orta kademe yöneticinin % 98.5’i kendi konumlarındaki yöneticilerin zaman yönetimi konusunda yeterli olmaları gerektiğini belirtmişlerdir. Kendi konumlarında bulunan yöneticilerde bulunması gereken yeterlilik alanları içerisinden de “zaman yönetimi” ne 5. öncelikli sırayı vermişlerdir.

YÖNETİCİLERİN ZAMAN ENVANTERİ

Yöneticilerin zaman envanteri belli başlı üç hedef düşünülerek geliştirilmiştir. Bunlar;

Yöneticilerin zamanını planlı olarak düzenleyebilmesi,

Ertesi gün yapması gereken işlerin günlük bir listesini çıkartması,

Bitirilen önemli görev sayısına ve bu işlere ayrılan zamanın kullanış biçimine göre günlük verimliliğin belirlenmesi.

Zaman Evanterinin Kullanışı

Zaman tahsisi yapma (belli başlı işleri gruplandırma),

Günlük hedefleri belirleme,

Zamanı kaydetme,

Değerlendirmeyi haftalık yapma,

Günlük verimliliği hesaplama (% 30 ve üstü iyi),

Sonuçları inceleme.

Zaman Çizelgesinin Analizi

Günlük envanter tamamlandıktan sonra şu soruların cevaplarını aramak gerekmektedir:

Günlük hedefleri belirlemek ve zaman sınırlamaları koymak verimliliği artırdı mı?

Herhangi bir engellemeye uğramadan en fazla çalışılan saatler hangileriydi?

Önem sırasına göre, bu engellemeler ne kadar zaman kaybettirdi?

Bu engellemeleri ortadan kaldırmak ya da kontrol altına alabilmek için neler yapılabilir?

Hangi telefon konuşmaları gereksizdi?

Hangi telefon konuşmaları daha kısa ve daha yararlı olabilirdi?

Hangi ziyaretçiler ve ziyaretler gereksizdi?

Hangi ziyaretler daha kısa ve daha yararlı olabilirdi?

Toplantılara ne kadar zaman harcandı?

Aslında ne kadar süre yeterli olabilirdi?

Daha kısa zamanda başarılabilirmiydi?

Faaliyetler mi, yoksa sonuçlar mı kaydetme eğilimi gösterildi?

Günlük hedeflerin kaçı, gelecekteki amaçlara yararı oldu?

Faaliyetleri kaydederken kendini düzeltme eğilimi gösterildi mi?

Verimliliği artırmak için başka nelerin yapılması gerek

YÖNETİM GÖREVLERİYLE İLGİLİ  ZAMAN TUZAKLARI

                Zaman tuzakları aslında farkına varılmayan önemli engellerdir. Bir şey insana zaman kaybettiriyorsa daha önemli bir şey yapılamıyor demektir. Bununla ilgili yönetim görevleri ve tuzaklar aşağıda sıralanmıştır.

Planlama

     a) Gerçekçi olmayan zaman tahmini

Zaman sınırlarının olmaması

Kriz yönetimi

İşlerini bitirmeden bırakmak

Önceliklerin karıştırılması

Amaçlarda önceliklerin olmaması

                g

                2. Organizasyon

Birden fazla üst olması

Yetki ve sorumluluk karışıklığı

Mükerrer çabalar

Dağınık masa düzeni

Personel

Sorunlu personel

Az veya çok personel

Yetersiz personel

Kontrol

Telefon ve ziyaretçiler

Yetersiz bilgi

Aşama raporlarının olmaması

Aşırı kontrol

Hatalar ve verimsiz çalışma

Verimsizliği görmezden gelme

Hayır diyememe

Yönetim

Değişikliğe uyamama

Çelişkileri çözememe

                c) Koordinasyonun olmaması

Motivasyon noksanlığı

Etkin olmayan yetki devri

Günlük ayrıntılara gömülme

Herşeyi kendi yapma isteği

İletişim

Gereğinden fazla toplantı yapma

Çok açık veya kapalı olma

Etkin dinlememe

Fazla dışa açık olma

Karar verme

Ani kararlar verme

Kararsızlık gösterme

Tüm bilgileri bekleme

Komite kararları

MACKENZİE  KLAVUZU

ZAMAN KAYBININ ÖNEMLİ NEDENLERİ
ZAMAN TUZAKLARI MUHTEMEL NEDENLERİ
PLANSIZLIK Yararlı görmeme, yönetmeye değil yapmaya meyilli olmak, plansız da başarılı olunabileceğini düşünmek.
İŞLERİ ÖNCEKİLERE GÖRE SAPTAMAK Hedeflerin olmaması.
KENDİNİ GEREĞİNDEN FAZLA İŞE ADAMAK Geniş ilgi alanı, hedeflerinde karışıklık, öncelikleri belirleyememek.
KRİZ YOLUYLA YÖNETİM Plansızlık, gerçek dışı zaman tahminleri, sorun çözmeye ilgi duymamak, astların kötü haber vermek istememeleri.
ACELECİLİK Ayrıntılarda sabırsız olmak, gelecek için plan yapamamak, acil durumlara tepki göstermek, çok kısa zamanda işi yapmaya çalışmak.
GEREKSİZ YAZIŞMALAR, KIRTASİYECİLİK VE VERİMSİZ OKUMAK Bilgi patlaması, bilgisayara fazla düşkün olmak, elememek.
SIRADAN VE GEREKSİZ İŞLER İşlerde öncelikleri belirleyememek, astları gereğinden fazla gözetim altında tutmak, yetki vermeyi reddetmek, uygulamaya çok karışmak.
ZİYARETÇİLER Sosyal ilişkilerden haz duymak, hayır diyememek.
TELEFON Öz denetim eksikliği, ilgilenme ve bilgi sahibi olma isteği.
TOPLANTILAR Kararlardan sorumlu tutulmak korkusu, kararsızlık, fazla iletişim, kötü liderlik.
KARARSIZLIK Olaylara karşı güvensizlik, bir hatanın sonuçlarından korkmak, bütün gerekçeleri bilmekte ısrar etmek, mantıklı karar vermemek.
YETKİ VERMEMEK Astların yetersiz olmasından korkmak, astların becerisinden korkmak, astlara fazla iş verilmemesi.

ZAMAN GÜNLÜĞÜ

Herkes zamanın yetmediğinden, azlığından yakınıyor. Gerçekte Zamanımız az değil. Belki onu yeterince koruyup, gereğince kullanamıyoruz. Farkında olmadan zamanı şu ya da bu şekilde yitiriyoruz. Belki de çalıyorlar. Zamanımızı kim (ler) çalıyorlar? Kimden, kimlerden şüpheleniyorsunuz? Zamanınızı çalanları bulmak ister misiniz? Zaman günlüğü yazmak size,

Zamanınızı hangi işlerde harcadığınızı,

Göreviniz ile zaman tüketiminiz arasında bir uyuşum olup olmadığını,

Kullanılmayan günlük serbest zamanınızın süresini,

Hangi hayati konuları ihmal ettiğinizi, Zaman kaybına neden olan faktörlerin, verimliliğinizi ne ölçüde etkilediğini,

Amaçlarınızı ne ölçüde gerçekleştirdiğinizi göstercektir.

Zaman Günlüğü Formunu işlemek, günlük sekiz saatlik çalışma zamanı içinde sadece sekiz dakikanızı alacaktır.

“Başlama saati” başlığının altına, mesai başlama saatini yazın. Her eyleminiz bittikten sonra, yeni bir eyleme geçerken bu sütuna saati not ediniz. Yapılan hangi tür faaliyet ise en çok dört kelime ile belirtiniz.

Küçük kareler içinde, yaptığınız işin önem derecesini işaret ediniz. Örneğin, yapılan işi “çok önemli”, “hayati” bir iş ise A, sadece “önemli” bir iş ise B, “sıradan”, “rutin” bir iş ise C, “gereksiz”, “boşuna” bir iş ise D harfi ile işaretleyebilirsiniz.

Günün sonunda her grup için sarfedilen zamanı toplayıp günlük çalışma saatine bölerek % oranını hesaplayabiliriz.

Zaman Günlüğünüzü işaretlerken (yazanken) aşağıdaki ilkelere lütfen sadık kalınız.

Kendinize karşı dürüst olun. Gerçekte yaptığınız işi yazın.

Günlüğünüzü kimseye okutmayın.

Günlüğü aralıksız yazacağınız için, her zaman yanınızda taşıdığınız ajandanızın içine koyun.

Hiçbir ayrıntı işi yazmamazlık etmeyin.

Belleğinize (hafızanıza) güvenmeyin. Her çeyrek saatte ya da 20 dakikada bir yaptığınızı not edin.

Kendinize hile yapmayın. Sizi başarılı gösterecek hayali işler yazmayın, gerçekçi olun.

Her işin önem derecisini yazın.