foto1
Ahmet Şerif İzgören Avcunuzdaki Kelebek
foto1
Öğretmene notlar
foto1
Personele Ait Mazeret İzin Onay Belgesi
foto1
Beyin yıkama ve İkna metotları
foto1
Nöbet ve ders dağıtım çizelgesi
Çocuğun tacize uğradığı nasıl anlaşılır Çocuklarda tırnak yeme alışkanlığı Okulda başarının sırrı Çocuğum üstün yetenekli M.E.Bakanı Dr. Reşit Galip'in öyküsü Güçlü hafıza neyle bağlantılı Son çıkan yönetmelikler Zaman yönetimi Yönetici teftişine istenenler İdareci yıllık çalışma planı Kasla ve kemikle başarılamayan Bunları bilelim Sınıf Yönetimi Motivasyon vieoları.Read More...

Okul yolu

Eğitim ve Öğretim konulu bir site

Norveç’te yapılan bir araştırmada yöneticinin zaman envanteri çıkarılmış ve çeşitli faaliyetlere ayırdığı ortalamazaman ile ideal olarak ayırması gereken zaman oranı şöyle gösterilmiştir.

Faaliyet Gerçekleşen (%) Olması Gereken (%)

Planlama

Raporlar ve Yazılar

Toplantılar

Telefon

Sosyal Faaliyetler

Taşra Ziyaretleri

30

13

21

8

20

8

40

10

10

5

25

5

Toplam 100 100

                Yöneticinin zamanının çoğunu planlama ve toplumsal etkinliklere ayırması başarılı olmasının bir ön koşulu olarak değerlendirilirken, karşılaştığı işleri ve sorunları şöyle sıralamak mümkündür:

               

Kritik/Sorunsal İşler

                Ertelenemeyecek türdendir. Sorun çıktığında çözülmelidir. Çözülmediği takdirde daha büyük sorunlara yol açar.

               

               

Gündemdeki İşler

                Belirli bir süreye kadar bitirilmesi gereken işlerdir. Zamanını, yönetici saptar.

                Planlanması Gerekli İşler

                Zaman sınırı yoktur. Uzun dönemli plan ve birimler arası yer değişimi gibi etkinliklerdir.

                g

Günlük İşler

Yazışma, imza veya okunması gereken yazılardır.

Özel İşler

Ziyaret, iş dışı telefon, çay molası vb.

Yönetici, zamanını etkili kullanabilmek için bir günde yaptığı işleri yukarıdaki gibi sınıflandırabilmeli, kritik olan işler en aza indirilebilmelidir. Bu da iyi örgütlenme, takım oluşturma, uzmanlaşma ve yetişmiş personel yardımıyla mümkündür.

Acaba yöneticilerimiz zaman yönetimi konusunda eğitime ihtiyaçları olup olmadığı konusunda ne düşünmektedirler?

                Milli Eğitim Bakanlığı Yönetimi Değerlendirme ve Geliştirme Dairesi Başkanlığı’nın 1997 yılında yaptığı “İlk ve Orta Kademe Eğitim Yöneticilerinin Eğitim İhtiyacına İlişkin Araştırma Raporu”na göre 852 ilk kademe yöneticilerin % 79.4’ü “yapılan faaliyette zamanı etkin kullanma“ konusunda eğitime ihtiyaçları bulunduğunu belirtmişlerdir. Bu konuda 55 İlköğretim Müfettişleri Kurul Başkanları’nın % 96.4’ü de gözlemlerine dayalı olarak, birlikte çalıştıkları eğitim yöneticilerinin eğitime ihtiyaçları olduğunu ifade etmişlerdir.

Diğer yandan İlk  kademe yöneticilerin hissettikleri eğitim ihtiyacı alanları içerisinde 4., İlköğretim Müfettişleri Kurul Başkanları’nın da gözlemlerine dayalı olarak, birlikte çalıştıkları eğitim yöneticilerinin eğitime ihtiyaçları içerisinde 5. sırada “zaman yönetimi” nin yer alması bu konu üzerinde önemle durulması gerektiğini göstermektedir.

Merkez Teşkilatından araştırmaya katılan 93 orta kademe yöneticinin % 98.5’i kendi konumlarındaki yöneticilerin zaman yönetimi konusunda yeterli olmaları gerektiğini belirtmişlerdir. Kendi konumlarında bulunan yöneticilerde bulunması gereken yeterlilik alanları içerisinden de “zaman yönetimi” ne 5. öncelikli sırayı vermişlerdir.

YÖNETİCİLERİN ZAMAN ENVANTERİ

Yöneticilerin zaman envanteri belli başlı üç hedef düşünülerek geliştirilmiştir. Bunlar;

Yöneticilerin zamanını planlı olarak düzenleyebilmesi,

Ertesi gün yapması gereken işlerin günlük bir listesini çıkartması,

Bitirilen önemli görev sayısına ve bu işlere ayrılan zamanın kullanış biçimine göre günlük verimliliğin belirlenmesi.

Zaman Evanterinin Kullanışı

Zaman tahsisi yapma (belli başlı işleri gruplandırma),

Günlük hedefleri belirleme,

Zamanı kaydetme,

Değerlendirmeyi haftalık yapma,

Günlük verimliliği hesaplama (% 30 ve üstü iyi),

Sonuçları inceleme.

Zaman Çizelgesinin Analizi

Günlük envanter tamamlandıktan sonra şu soruların cevaplarını aramak gerekmektedir:

Günlük hedefleri belirlemek ve zaman sınırlamaları koymak verimliliği artırdı mı?

Herhangi bir engellemeye uğramadan en fazla çalışılan saatler hangileriydi?

Önem sırasına göre, bu engellemeler ne kadar zaman kaybettirdi?

Bu engellemeleri ortadan kaldırmak ya da kontrol altına alabilmek için neler yapılabilir?

Hangi telefon konuşmaları gereksizdi?

Hangi telefon konuşmaları daha kısa ve daha yararlı olabilirdi?

Hangi ziyaretçiler ve ziyaretler gereksizdi?

Hangi ziyaretler daha kısa ve daha yararlı olabilirdi?

Toplantılara ne kadar zaman harcandı?

Aslında ne kadar süre yeterli olabilirdi?

Daha kısa zamanda başarılabilirmiydi?

Faaliyetler mi, yoksa sonuçlar mı kaydetme eğilimi gösterildi?

Günlük hedeflerin kaçı, gelecekteki amaçlara yararı oldu?

Faaliyetleri kaydederken kendini düzeltme eğilimi gösterildi mi?

Verimliliği artırmak için başka nelerin yapılması gerek

YÖNETİM GÖREVLERİYLE İLGİLİ  ZAMAN TUZAKLARI

                Zaman tuzakları aslında farkına varılmayan önemli engellerdir. Bir şey insana zaman kaybettiriyorsa daha önemli bir şey yapılamıyor demektir. Bununla ilgili yönetim görevleri ve tuzaklar aşağıda sıralanmıştır.

Planlama

     a) Gerçekçi olmayan zaman tahmini

Zaman sınırlarının olmaması

Kriz yönetimi

İşlerini bitirmeden bırakmak

Önceliklerin karıştırılması

Amaçlarda önceliklerin olmaması

                g

                2. Organizasyon

Birden fazla üst olması

Yetki ve sorumluluk karışıklığı

Mükerrer çabalar

Dağınık masa düzeni

Personel

Sorunlu personel

Az veya çok personel

Yetersiz personel

Kontrol

Telefon ve ziyaretçiler

Yetersiz bilgi

Aşama raporlarının olmaması

Aşırı kontrol

Hatalar ve verimsiz çalışma

Verimsizliği görmezden gelme

Hayır diyememe

Yönetim

Değişikliğe uyamama

Çelişkileri çözememe

                c) Koordinasyonun olmaması

Motivasyon noksanlığı

Etkin olmayan yetki devri

Günlük ayrıntılara gömülme

Herşeyi kendi yapma isteği

İletişim

Gereğinden fazla toplantı yapma

Çok açık veya kapalı olma

Etkin dinlememe

Fazla dışa açık olma

Karar verme

Ani kararlar verme

Kararsızlık gösterme

Tüm bilgileri bekleme

Komite kararları

MACKENZİE  KLAVUZU

ZAMAN KAYBININ ÖNEMLİ NEDENLERİ
ZAMAN TUZAKLARI MUHTEMEL NEDENLERİ
PLANSIZLIK Yararlı görmeme, yönetmeye değil yapmaya meyilli olmak, plansız da başarılı olunabileceğini düşünmek.
İŞLERİ ÖNCEKİLERE GÖRE SAPTAMAK Hedeflerin olmaması.
KENDİNİ GEREĞİNDEN FAZLA İŞE ADAMAK Geniş ilgi alanı, hedeflerinde karışıklık, öncelikleri belirleyememek.
KRİZ YOLUYLA YÖNETİM Plansızlık, gerçek dışı zaman tahminleri, sorun çözmeye ilgi duymamak, astların kötü haber vermek istememeleri.
ACELECİLİK Ayrıntılarda sabırsız olmak, gelecek için plan yapamamak, acil durumlara tepki göstermek, çok kısa zamanda işi yapmaya çalışmak.
GEREKSİZ YAZIŞMALAR, KIRTASİYECİLİK VE VERİMSİZ OKUMAK Bilgi patlaması, bilgisayara fazla düşkün olmak, elememek.
SIRADAN VE GEREKSİZ İŞLER İşlerde öncelikleri belirleyememek, astları gereğinden fazla gözetim altında tutmak, yetki vermeyi reddetmek, uygulamaya çok karışmak.
ZİYARETÇİLER Sosyal ilişkilerden haz duymak, hayır diyememek.
TELEFON Öz denetim eksikliği, ilgilenme ve bilgi sahibi olma isteği.
TOPLANTILAR Kararlardan sorumlu tutulmak korkusu, kararsızlık, fazla iletişim, kötü liderlik.
KARARSIZLIK Olaylara karşı güvensizlik, bir hatanın sonuçlarından korkmak, bütün gerekçeleri bilmekte ısrar etmek, mantıklı karar vermemek.
YETKİ VERMEMEK Astların yetersiz olmasından korkmak, astların becerisinden korkmak, astlara fazla iş verilmemesi.

ZAMAN GÜNLÜĞÜ

Herkes zamanın yetmediğinden, azlığından yakınıyor. Gerçekte Zamanımız az değil. Belki onu yeterince koruyup, gereğince kullanamıyoruz. Farkında olmadan zamanı şu ya da bu şekilde yitiriyoruz. Belki de çalıyorlar. Zamanımızı kim (ler) çalıyorlar? Kimden, kimlerden şüpheleniyorsunuz? Zamanınızı çalanları bulmak ister misiniz? Zaman günlüğü yazmak size,

Zamanınızı hangi işlerde harcadığınızı,

Göreviniz ile zaman tüketiminiz arasında bir uyuşum olup olmadığını,

Kullanılmayan günlük serbest zamanınızın süresini,

Hangi hayati konuları ihmal ettiğinizi, Zaman kaybına neden olan faktörlerin, verimliliğinizi ne ölçüde etkilediğini,

Amaçlarınızı ne ölçüde gerçekleştirdiğinizi göstercektir.

Zaman Günlüğü Formunu işlemek, günlük sekiz saatlik çalışma zamanı içinde sadece sekiz dakikanızı alacaktır.

“Başlama saati” başlığının altına, mesai başlama saatini yazın. Her eyleminiz bittikten sonra, yeni bir eyleme geçerken bu sütuna saati not ediniz. Yapılan hangi tür faaliyet ise en çok dört kelime ile belirtiniz.

Küçük kareler içinde, yaptığınız işin önem derecesini işaret ediniz. Örneğin, yapılan işi “çok önemli”, “hayati” bir iş ise A, sadece “önemli” bir iş ise B, “sıradan”, “rutin” bir iş ise C, “gereksiz”, “boşuna” bir iş ise D harfi ile işaretleyebilirsiniz.

Günün sonunda her grup için sarfedilen zamanı toplayıp günlük çalışma saatine bölerek % oranını hesaplayabiliriz.

Zaman Günlüğünüzü işaretlerken (yazanken) aşağıdaki ilkelere lütfen sadık kalınız.

Kendinize karşı dürüst olun. Gerçekte yaptığınız işi yazın.

Günlüğünüzü kimseye okutmayın.

Günlüğü aralıksız yazacağınız için, her zaman yanınızda taşıdığınız ajandanızın içine koyun.

Hiçbir ayrıntı işi yazmamazlık etmeyin.

Belleğinize (hafızanıza) güvenmeyin. Her çeyrek saatte ya da 20 dakikada bir yaptığınızı not edin.

Kendinize hile yapmayın. Sizi başarılı gösterecek hayali işler yazmayın, gerçekçi olun.

Her işin önem derecisini yazın.